Manual General de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales

EFECTICOBROS

MANUAL GENERAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES

LUIS MENDOZA AGUILA con cédula de extranjería No.319.953 y NIT. No.700.117.059-7 persona natural de carácter privado y con establecimiento de comercio denominado EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS ubicado en la dirección: Carrera 50 No. 50-15 oficina 306 Bello (Antioquia); en fiel respeto al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en nuestra base de datos, y en cumplimiento de las leyes estatutarias 1266 del 2008 y 1581 del 2012 con sus decretos reglamentarios, damos a conocer nuestro Manual de Política de Tratamiento de Datos Personales en el desarrollo del objeto social de cobro y recaudo de cartera morosa en nuestra calidad de responsable y encargado.

1. OBJETO

Mediante este documento se establecen los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS en su calidad de responsable o encargado.

1.1 Recolección.- Efecticobros Cobranzas Efectivas en su calidad de responsable cuenta con el consentimiento o autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.

1.1.1 Autorización para grabaciones de imagen y de voz por telefonía.- Efecticobros Cobranzas Efectivas en su calidad de responsable del tratamiento de datos de grabaciones de imagen y de voz por telefonía, obtendrá su consentimiento para el tratamiento en forma general por conducta inequívoca para lo cual se pondrán avisos de privacidad previos al tratamiento y para los residentes o visitantes frecuentes a la oficina se hará por escrito, esta grabadora de imágenes y servidores de telefonía que contienen los datos personales se mantienen bajo medidas de seguridad y no podrán ser usado, cedido o compartido con ninguna entidad salvo solicitud de autoridad pública por ejercicio de sus funciones, el tiempo que dure estas imágenes o grabaciones de voz dependerá de la capacidad de almacenamiento de la grabadora de imagen y del servidor de la telefonía, sobrescribiéndose en forma automática, para el caso de video de vigilancia cada 180 días y cada 4 años aproximadamente para la telefonía.

1.1.2 Autorización para los datos personales de sus empleados.- La autorización para su recolección se hará por escrito y su finalidad es para el cumplimiento de su deber legal como empleador frente a sus empleados como son: las afiliaciones a la seguridad social del titular y sus beneficiarios, esta información se mantiene bajo medidas y niveles de seguridad y no podrán ser usados, cedidos o compartidos con ninguna entidad salvo solicitud de autoridad pública por ejercicio de sus funciones, el tiempo que dure esta información será por el periodo que permanezca la relación laboral más 10 años en forma de archivo inactivo luego que termine su vinculación laboral y posterior a eso se procederá a su eliminación salvo que el titular solicite su supresión de su información antes de este tiempo.

1.1.3 Autorización para los datos personales en proceso de contratación.- Los datos personales de candidatos recolectados por Efecticobros Cobranzas Efectivas que aspiren a un cargo o a prestar un servicio dentro de la empresa, tendrán como única finalidad verificar idoneidad moral y competencia de los mismos para la actividad por realizar.

1.1.4 Autorización de datos personales de proveedores o contratistas.- La autorización para la recolección de los datos personales de los empleados de nuestros proveedores o contratistas, podrá ser de forma verbal o escrita, su recolección solo será de datos necesarios o pertinentes y no excesivos para la finalidad de la relación contractual y por el tiempo que dure dicha relación sustancial.

1.2 Manual interno para el Tratamiento de datos personales en nuestra calidad de encargados.- Efecticobros Cobranzas Efectivas (como encargado) en desarrollo del objeto social de cobro y recaudo de cartera morosa, celebra contrato de mandato sin representación con diferentes almacenes (responsables o fuentes) y los cuales nos reportan a quienes incumplan con los pagos para su respectivo cobro, estos últimos en calidad de titulares.

Una vez hecha la transmisión de los datos personales, su tratamiento se hace bajo los principios de la ley 1266 del 2008: Veracidad o calidad, finalidad, circulación restringida, temporalidad, amparo constitucional, seguridad y de confidencialidad.

Efecticobros Cobranzas Efectivas no tiene ninguna relación contractual o sustancial con ninguna Central de Riesgo (operadores) por tanto no hace de forma directa o indirecta algún tipo de reporte o actualización, todas las reclamaciones al respecto se harán en forma directa al operador o responsable conforme lo regula el artículo 16 de la ley 1266.

Una vez que el deudor haya cancelado, sus datos quedaran registrados solo para sustentar algún tipo de reclamación o aclaración y que el titular en cualquier momento puede solicitar la supresión de la información por la terminación de la relación contractual con la fuente o responsable.

Ante cualquier reclamación por parte de los titulares (deudores) Efecticobros informara a la fuente o responsable (almacén) al término de dos días para que en un tiempo de 10 días se pronuncie en relación de la reclamación, para dar respuesta en el tiempo que regula la normatividad.

Efecticobros y los almacenes cuentan con sus respectivos canales de reclamación para conocimiento de los titulares (deudores).

2.- ALCANCE

Este manual y política de tratamiento de datos aplica para toda la información personal que registra en las bases de datos de Efecticobros Cobranzas Efectivas, quien actúa en calidad de responsable o de encargado de tratamiento de los datos personales.

3.- OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Efecticobros Cobranzas Efectivas.

4.- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

5.- TRATAMIENTO Y FINALIDAD

Teniendo en cuenta la relación contractual y/o comercial, en donde se ven involucrados los empleados, proveedores, clientes, visitantes, deudores y otros, EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS con el objeto de mejorar su servicio hace de conocimiento su tratamiento y finalidad de los datos personales:

5.1 Para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS en su calidad de empleador con los titulares de la información, con relación al pago de salario, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.

5.2 Efecticobros Cobranzas Efectivas mantendrá una base de datos de grabaciones de imagen (videocámara) y de voz (telefonía) solo en su servidor original y estos datos personales podrán ser vistos o escuchados solo por personal autorizado con el objeto de monitorear la seguridad de sus empleados o visitantes, vigilar la atención de nuestros empleados con el público en general y podrá enviarse copia a solicitud de alguna autoridad pública solo por ejercicio de sus funciones.

5.3 Los datos personales de los trabajadores o integrantes de nuestros proveedores o clientes, solo serán de contacto para los fines del objeto del contrato.

6.- TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles recolectados serán tratados con la siguiente finalidad:

Seguridad de las instalaciones, empleados y visitantes.
Monitoreo de la calidad y buena atención de parte de nuestros empleados.
Como constancia de alguna reclamación que pudiera realizar el titular.

7.- DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:

7.1 Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

7.2 Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

7.3 Solicitar prueba de la autorización otorgada.

7.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) queja por infracción a lo dispuesto en la normatividad vigente.

7.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

7.6 Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles; tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.

8.- ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El señor Luis Mendoza Águila con C.E. 319953 es la persona encargada de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos mediante los siguientes canales de reclamación:

Personalmente: Carrera 50 No. 50-15 oficina 306 Bello (Antioquia)

Email: efecticobros@hotmail.com

9.- PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, LUIS MENDOZA AGUILA con cédula de extranjería No.319.953 y NIT. No.700.117.059-7 persona natural de carácter privado y con establecimiento de comercio denominado EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de sus solicitudes le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos.
Datos de contacto (dirección física o electrónica y teléfono de contacto).
Medios para recibir respuesta a su solicitud.
Motivo(s) o hecho(s) que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente de su petición. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por las leyes estatutarias 1266 del 2008; 1581 del 2012 y demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

10.- VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 27 de diciembre del 2013.

Las bases de datos en las que se registraran los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez que cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestra base de datos.

Carrera 50 Nro.50-15 Of.306
(Centro Comercial Metrobello)

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