Políticas de protección
de datos personales.

Políticas de tratamiento de datos personales

LUIS MENDOZA, con NIT No. 700.117.059-7, persona natural de carácter privado y con establecimiento de comercio denominado EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS, ubicado en la dirección Carrera 50 No. 50-15 oficina 306, Bello (Antioquia), correo electrónico pqr@efecticobros.com, teléfono 3147320316; en fiel respeto al derecho fundamental de la intimidad consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política, en el cual se establece el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos, derecho regulado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

EFECTICOBROS, en cumplimiento de la normativa de hábeas data, da a conocer públicamente su Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual será empleada en el desarrollo de su objeto social de cobro y recaudo de cartera morosa, en su calidad de responsable y, en los casos en que actúe por cuenta de terceros, como encargado del tratamiento de datos personales.

Objetivo

Mediante este documento se establecen los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación y supresión de los datos personales tratados por EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento.

Recolección

El tratamiento de datos personales se realizará previa autorización del titular, salvo las excepciones previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones de la Ley 1266 de 2008.

Efecticobros Cobranzas Efectivas, en su calidad de responsable, cuenta con el consentimiento del titular para el tratamiento de los datos personales:

• Autorización para grabaciones de imagen y de voz por telefonía. Efecticobros Cobranzas Efectivas, en su calidad de responsable del tratamiento de datos, obtendrá su consentimiento para el tratamiento en forma expresa e informada. En caso de videovigilancia se implementará aviso de privacidad visible. Para la voz (telefonía), se informará al inicio de la llamada sobre las finalidades distintas a la seguridad o calidad, salvo que se obtenga el consentimiento positivo. Para los residentes o visitantes frecuentes a la oficina se hará por escrito. La finalidad de las videocámaras es la seguridad de los residentes y de los visitantes, y la grabación de voz por telefonía es para hacer un seguimiento del servicio de atención a todos los que se pongan en contacto. Los servidores locales de videos y telefonía se mantienen bajo medidas de seguridad con llave y no podrán ser usados, cedidos o compartidos con ninguna entidad pública o privada, salvo solicitud de alguna autoridad en ejercicio de sus funciones. El tiempo que duren estas imágenes o grabaciones de voz dependerá de la capacidad de almacenamiento de la grabadora de imagen y del servidor de la telefonía, sobrescribiéndose en forma automática: para el caso de videovigilancia cada 180 días y cada 4 años aproximadamente para la telefonía.
• Autorización para los datos personales de sus empleados. La autorización para su recolección se hará por escrito y su finalidad es el cumplimiento de su deber legal como empleador frente a sus empleados, como son las afiliaciones a la seguridad social del titular y sus beneficiarios. Esta información se mantiene bajo medidas y niveles de seguridad y no podrá ser usada, cedida o compartida con ninguna entidad, salvo solicitud de autoridad pública en ejercicio de sus funciones. El tiempo que dure esta información será por el periodo que permanezca la relación laboral más 10 años en forma de archivo inactivo, luego que termine su vinculación laboral, y posterior a eso se procederá a su eliminación, salvo que el titular solicite la supresión de su información antes de este tiempo.
• Autorización para los datos personales de aspirantes en proceso de contratación. Los datos personales de candidatos recolectados que aspiren a un cargo obtendrán su consentimiento para el tratamiento en forma general por conducta inequívoca al momento en que nos entreguen su hoja de vida. La información entregada tendrá como única finalidad verificar el tiempo en su experiencia profesional, referencias personales y la aptitud para realizar la actividad encomendada. Efecticobros podrá suprimir la información después de la convocatoria o mantenerla por posibles vacantes posteriores, siempre por un tiempo de dos meses, salvo que el postulante prefiera que sus datos sean suprimidos.
• Autorización de datos personales de proveedores o contratistas. La autorización para la recolección de los datos personales de los empleados de nuestros proveedores o contratistas podrá ser de forma verbal o escrita. Su recolección solo será de datos necesarios o pertinentes y no excesivos, cumpliendo con una finalidad de comunicación en coordinación de trabajo y por el tiempo que dure dicha relación contractual.
• Autorización de datos personales mediante medios tecnológicos. Los clientes o posibles clientes que visiten nuestra página web www.efecticobros.com podrán registrar su información, para lo cual deberán dar su autorización o consentimiento de manera automática para el registro de su información, que será tratada o usada únicamente con fines de establecer una relación sustancial o comercial con Efecticobros. La información de los establecimientos de comercio que se encuentran en el Registro Único Empresarial administrado por la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, que es calificada como información pública, no requiere autorización expresa del titular o representante legal y podrá ser usada por Efecticobros para la finalidad de buscar posibles clientes, conforme lo regula la circular externa número 003 de 2019 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Sin embargo, el titular, en caso de persona natural, o su representante legal, en caso de persona jurídica, podrá solicitar la supresión de sus datos de contacto en cualquier momento que lo estime conveniente.

Alcance

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de EFECTICOBROS, quien actúa en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Calidad de responsable y encargado del tratamiento

EFECTICOBROS actúa:

• Como responsable del tratamiento, cuando decide directamente sobre la recolección y tratamiento de datos personales.
• Como encargado del tratamiento, cuando realiza el tratamiento por cuenta de terceros (acreedores o mandantes), conforme a contratos de mandato o prestación de servicios.

Obligaciones

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todo el personal de EFECTICOBROS.

Deberes como responsable del tratamiento

EFECTICOBROS, en calidad de responsable, garantiza:

• Garantizar al titular el ejercicio del hábeas data.
• Solicitar y conservar autorización (art. 9 Ley 1581).
• Informar la finalidad del tratamiento.
• Conservar la información con seguridad.
• Rectificar datos incorrectos.
• Tramitar consultas y reclamos.
• Informar incidentes a la SIC.
• Cumplir instrucciones de la SIC.

Deberes como encargado del tratamiento

Cuando actúe como encargado:

• Garantizar hábeas data.
• Tratar datos conforme a instrucciones del responsable.
• No usar datos para fines distintos.
• Mantener confidencialidad.
• Actualizar, rectificar o suprimir información.
• Tramitar consultas y reclamos.

Responsable del tratamiento

LUIS MENDOZA con NIT No. 700.117.059-7, persona natural de carácter privado y con establecimiento de comercio denominado EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS, ubicado en la dirección Carrera 50 No. 50-15 oficina 306, Bello (Antioquia). Teléfono 3147320316 y correo electrónico: pqr@efecticobros.com.

Tratamiento y finalidad

Teniendo en cuenta la relación contractual y/o comercial, en donde se ven involucrados los empleados, proveedores, clientes, visitantes, deudores y otros, EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS, con el objeto de mejorar su servicio, hace de conocimiento su tratamiento y finalidad de los datos personales:

• Para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS en su calidad de empleador, con los titulares de la información, con relación al pago de salario, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley. El tratamiento será de forma manual.
• Efecticobros Cobranzas Efectivas mantendrá una base de datos de grabaciones de imagen (videocámara) y de voz (telefonía) solo en su servidor original. Estos datos personales podrán ser vistos o escuchados de manera manual solo por personal autorizado, con el objeto de monitorear la seguridad de sus empleados o visitantes, vigilar la atención de nuestros empleados con el público en general, y podrá enviarse copia a solicitud de alguna autoridad pública solo por ejercicio de sus funciones.
• Los datos personales de los trabajadores o integrantes de nuestros proveedores o clientes solo serán de manera manual para los fines del objeto del contrato.
• Consulta, verificación, actualización y almacenamiento de datos personales de los visitantes que ingresen y dejen la respectiva autorización en la página web. La información de los establecimientos de comercio que se encuentran en el Registro Único Empresarial administrado por la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia podrá ser usada manualmente por Efecticobros para buscar posibles clientes, conforme lo regula la circular externa número 003 de 2019 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• En desarrollo de actividades de cobranza, el tratamiento de datos personales se realizará conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, limitándose a la información financiera, crediticia, comercial y de servicios, y respetando los principios de veracidad, finalidad, circulación restringida y temporalidad de la información.

Tratamiento de datos sensibles

Los datos sensibles recolectados serán tratados conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En todo caso, dicho tratamiento se realizará garantizando que:

• El titular haya otorgado su autorización explícita, o
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar un interés vital del titular, o
• Sea requerido para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

La finalidad del tratamiento de estos datos será:

• Seguridad de las instalaciones, empleados y visitantes.
• Monitoreo de la calidad del servicio.
• Soporte probatorio en caso de reclamaciones.

Derechos de los titulares

Como titular de sus datos personales, usted tiene el derecho fundamental de la intimidad consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política, en donde se cita el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en banco de datos. Dicho derecho se encuentra regulado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, como son:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) queja por infracción a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Las respuestas a preguntas sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes tendrán carácter facultativo.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

Atención de peticiones, consultas y reclamos

El señor Luis Mendoza, con NIT número 700.117.059-7, es la persona encargada de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos mediante los siguientes canales de reclamación:

Personalmente: Carrera 50 No. 50-15 oficina 306, Bello (Antioquia)

Correo electrónico: pqr@efecticobros.com

Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, LUIS MENDOZA con NIT No. 700.117.059-7, persona natural de carácter privado y con establecimiento de comercio denominado EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Las peticiones o reclamaciones se podrán presentar personalmente o por correo electrónico, este último previamente registrado por el titular en nuestra base de datos, o cualquier medio de comunicación que se pueda corroborar la originalidad del documento. Se hará constancia de la hora, fecha y forma en que se identifica el titular. En el evento de que el titular se niegue a identificarse se hará constancia.

EFECTICOBROS advierte que cualquier intento de suplantación de identidad, falsedad personal o acceso indebido a la información será puesto en conocimiento de las autoridades competentes, incluyendo la Fiscalía General de la Nación y la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de las obligaciones legales de protección de datos personales.

Verificación de identidad del solicitante

Con el fin de garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información personal, EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS verificará estrictamente la identidad de toda persona que presente peticiones, quejas, reclamos, consultas o solicitudes relacionadas con datos personales.

Dicha verificación se realizará con base en la información previamente registrada en nuestras bases de datos y, de ser necesario, se podrá requerir información adicional o documentos que permitan validar la identidad del titular, su causahabiente, representante legal o tercero debidamente autorizado.

Lo anterior se adopta en atención a la existencia de riesgos asociados a suplantación de identidad, intervención de terceros no autorizados, falsedad personal o actuaciones indebidas de tramitadores, con el fin de evitar el acceso no autorizado a información personal, financiera o patrimonial de los titulares.

En caso de no ser posible verificar la identidad del solicitante, EFECTICOBROS se abstendrá de suministrar información o dar trámite a la solicitud, hasta tanto se cumplan los requisitos de validación correspondientes.

En los casos en que no se pueda corroborar la originalidad de la petición se procederá a informar al remitente dentro de los cinco días hábiles de recibido para que complete o certifique la originalidad del documento. En caso de no hacerlo dentro de los dos meses calendario siguientes al requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Consultas

El titular, causahabientes, representante legal, tercero autorizado por el titular o las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, podrán solicitar información personal del titular. Se deberá suministrar toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Las consultas deberán ser atendidas en 10 días hábiles. Cuando no fuere posible atenderlas en dicho término, se podrá extender el tiempo por una sola vez y por 5 días hábiles siguientes al primer término.

Reclamos

Cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes como encargado contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo.

Los reclamos se formularán mediante solicitud dirigida a nuestra empresa Efecticobros, con la identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y adjuntando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resultara incompleto se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes para que subsane. En caso de no hacerlo dentro de los 2 meses siguientes, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá una leyenda “reclamo en trámite” que se deberá mantener hasta que el reclamo sea decidido.

El término para atender el reclamo será de 15 días hábiles, prorrogables por otros 8 días. En este último caso, se informará al interesado de la demora y se informará la fecha de respuesta.

Revocar autorización y supresión de la información

Los titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización mediante la presentación de un reclamo. La supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Parágrafo 1. EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS no es una central de riesgo ni realiza reportes a estas, ni efectúa análisis de riesgo crediticio. En consecuencia, cualquier reclamación relacionada con reportes negativos deberá ser dirigida directamente a la fuente o al operador de información, conforme a lo establecido en la Ley 1266 de 2008.

Una vez cumplido el término señalado por las leyes estatutarias 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 22 de noviembre del 2021. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan y utilicen la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez que cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestra base de datos.

Parágrafo. EFECTICOBROS COBRANZAS EFECTIVAS no es una central de riesgo, no realiza reportes positivos ni negativos ante operadores de información financiera (Data Crédito, CIFIN, etc.), ni efectúa análisis de riesgo crediticio. En consecuencia, cualquier reclamación relacionada con reportes negativos en el historial crediticio debe ser dirigida directamente al acreedor originador o a la central de riesgo correspondiente.

Carrera 50 Nro. 50-15 Of. 306
(Centro Comercial Metrobello)
www.efecticobros.com.co